Cómo montar tu directorio de medios y enviar notas de prensa
Los medios de comunicación tienen su propio módulo, separado del CRM de clientes, porque no se trabajan igual: a un cliente le vendes y a un periodista le ofreces información. Este tutorial cubre las dos mitades: montar el directorio y enviarle una nota de prensa con el tratamiento que espera una redacción.
Directorio de medios de comunicación con su tipo, y la ficha de un medio con su ámbito, su sección y su contacto de redacción.
Antes de empezar
- Tener una entidad seleccionada en el menú lateral.
- Tener configurado el remitente de correo si vas a enviar la nota de prensa.
Por qué los medios van aparte del CRM
Audiencias › Medios es un directorio de prensa: medios, periodistas y sus datos de contacto. Está separado del listado de clientes a propósito, y no es una manía organizativa.
Un cliente y un periodista se segmentan distinto, se les escribe distinto y se miden distinto. Mezclarlos acaba en el error clásico de mandar una promoción comercial a una redacción, que es la forma más rápida de que tu dirección de correo deje de abrirse allí.
Crear una ficha de medio
Desde el listado, el botón «Crear Medios» abre el formulario. Solo tres campos son obligatorios, pero cuanto más completes, mejor podrás segmentar después.
Entidad y contacto principal
El nombre del medio y la persona de referencia, con su cargo. Los dos son obligatorios: sin nombre a quien dirigirte, el envío pierde la mitad de su eficacia.
Email
También obligatorio, porque es por donde saldrá la nota de prensa. Si el medio tiene buzón de redacción y periodista concreto, valora crear una ficha por cada uno.
Datos de contacto y web
Teléfono, móvil y sitio web. El teléfono importa más de lo que parece: hay temas que se cierran con una llamada después del correo.
Ubicación
País, comunidad, provincia, región y municipio, en cascada. Es lo que permite después filtrar la prensa de tu zona, que para una nota local es justo el corte que necesitas.
Sector y subsector
Clasifica el medio por temática. Junto con la provincia, son los dos filtros que más se usan al preparar un envío.
Estado y notas internas
Activo o inactivo, y un campo de notas para lo que no cabe en ningún otro sitio: con quién hablaste, qué temas cubre, qué le interesó la última vez.
Importar y exportar el directorio
Si ya tienes tu agenda de prensa en una hoja de cálculo, el botón «Importar» abre el mismo asistente de cinco pasos que el de clientes: Subir, Mapear, Opciones, Preview e Importar. Sube el archivo, empareja tus columnas con los campos del sistema, decide qué hacer con los duplicados y revisa la previsualización antes de confirmar.
El botón «Exportar» hace el camino inverso y, esto es lo importante, respeta los filtros que tengas puestos: si filtras por provincia y sector, exportas solo esos medios. Es la forma rápida de sacar la lista de prensa de una campaña concreta para pasársela a alguien.
Encontrar el medio adecuado
- Buscador por nombre, para ir directo cuando ya sabes cuál quieres.
- Filtros por sector, subsector, provincia y estado, que es como se prepara una lista de envío.
- Selección múltiple, para operar sobre varias fichas a la vez.
- Papelera: lo que borras se puede restaurar, y solo desaparece del todo cuando lo eliminas permanentemente desde ahí.
Qué guarda la ficha de cada medio
Al abrir un medio encuentras su información repartida en pestañas:
- Información: entidad, datos de contacto y dirección.
- RRSS: los perfiles sociales del medio, útiles para saber por dónde amplifica lo que publica.
- Notas: tus anotaciones internas sobre esa relación.
- Bajas NL: si ese medio se ha dado de baja de tus envíos. Conviene mirarlo antes de insistir.
- Historial: el registro de cambios de la ficha, para saber quién tocó qué y cuándo.
Agrupar medios en un público
Para enviarles algo, los medios se agrupan en un público objetivo igual que los clientes: en Audiencias › Público, al crearlo, eliges como tipo de contacto «medios» en lugar de «clientes».
Ese detalle no es solo organizativo: es lo que hace que el asistente de IA cambie de registro en el paso de contenido, del comercial al de nota de prensa.
Enviar la nota de prensa
El envío se hace con el asistente de newsletter —Contenidos › Planificador › Crear Publicación › Newsletter—, eligiendo en el segundo paso tu público de medios. Lo que cambia es cómo redacta la IA.
Con un público de medios, el asistente no escribe un correo comercial: analiza lo que le des y busca el ángulo periodístico —social, medioambiental, de innovación tecnológica o formativo—, y monta el correo con la estructura que espera una redacción: asunto corto y sin lenguaje publicitario, presentación breve de quién escribe, el valor informativo del contenido, la petición de difusión sin exigencias y el cierre ofreciendo material adicional.
Cuatro cosas que marcan la diferencia
Segmenta antes de escribir
Filtra por sector y provincia y manda a quien de verdad cubre ese tema. Veinte medios bien elegidos rinden más que doscientos a bulto.
Ofrece material, no solo texto
Ten preparadas imágenes en buena resolución y datos concretos. Una redacción publica antes lo que le llega listo para maquetar.
Anota lo que pasa después
Quién respondió, quién publicó y qué le interesó. Eso convierte una lista en una agenda de prensa de verdad.
Respeta las bajas a la primera
Si un medio se dio de baja, aparece en su pestaña de Bajas NL. Insistir por otra vía es la forma más rápida de perder ese contacto para siempre.
Preguntas frecuentes Las dudas que aparecen al hacerlo
Lo que suele preguntarse quien sigue este tutorial con el panel abierto delante.
Porque se trabajan de forma distinta y conviene que no se mezclen en los envíos. El módulo de medios tiene sus propios filtros pensados para prensa, su histórico de envíos y su pestaña de bajas, y los públicos objetivo distinguen si son de clientes o de medios. Esa distinción es también la que hace que el asistente de IA escriba una nota de prensa y no un correo comercial.
Puedes, pero rinde menos. Lo que funciona es segmentar por sector y provincia y ajustar el ángulo a cada grupo: lo que para un medio local es una noticia de empleo en la comarca, para uno especializado es un avance técnico. El asistente te da el texto base en segundos, así que adaptar dos o tres versiones cuesta poco y cambia bastante la tasa de publicación.
Deja de recibirlos automáticamente y queda registrado en la pestaña «Bajas NL» de su ficha, así que puedes comprobarlo antes de preparar una campaña. Esa baja hay que respetarla también fuera de la herramienta: reenviarle lo mismo desde otra cuenta de correo es exactamente lo que convierte un contacto frío en un contacto perdido.
Para comunicaciones dirigidas a profesionales en su ámbito profesional existe margen bajo interés legítimo, sobre todo cuando el dato de contacto es el que el propio medio publica para recibir información. Lo que no es opcional: identificarte con claridad, explicar de dónde salió su contacto si te lo preguntan, ofrecer una baja sencilla y respetarla a la primera. Enviar a direcciones personales o compradas es otra cosa, y ahí sí hay riesgo real de sanción.
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