Cómo llevar el directorio de personas de contacto
Los clientes son empresas; los contactos son personas. Este directorio guarda a quienes están detrás: con quién hablas en cada empresa, qué cargo tiene, cómo se le localiza. Es la agenda que normalmente vive en la cabeza de alguien y se pierde cuando esa persona se va.
Directorio de personas de contacto y el detalle de una persona con sus dos vínculos: uno como contacto de un cliente y otro como periodista de un medio.
Antes de empezar
- Tener al menos una entidad creada.
Dónde está
El directorio es transversal: recoge las personas de todas tus entidades y divisiones. Se llega a él desde el acceso rápido del dashboard, y también aparece dentro de la ficha de cada entidad y de cada división, en su pestaña de contacto, mostrando solo los suyos.
Esa doble entrada es a propósito: a veces buscas «el contacto de esta empresa» y a veces «aquella persona cuyo nombre recuerdo pero no de dónde era».
Crear un contacto
Nombre completo
Es el único campo obligatorio, y el que usa el buscador.
Perfil de LinkedIn
Opcional pero muy práctico en trabajo comercial: es donde se comprueba si esa persona sigue en el puesto.
Vincula a una entidad o a una división
Aquí se decide a qué pertenece la persona. Un contacto puede tener varios vínculos, que es justo lo que pasa cuando alguien trabaja en dos sedes o cambia de empresa sin perder la relación.
Los datos van en el vínculo, no en la persona
Esta es la parte que conviene entender bien. El cargo, el departamento, la dirección, los emails y los teléfonos se guardan dentro de cada vínculo, no sueltos en la ficha de la persona.
Tiene sentido: la misma persona puede ser directora de marketing en una empresa y colaboradora externa en otra, con correo distinto en cada una. Guardar los datos por vínculo permite reflejar eso sin duplicar la ficha.
- Cargo y departamento, elegidos de los catálogos de la cuenta para que después se puedan filtrar.
- Dirección, seleccionada entre las que tenga esa entidad o división.
- Varios emails, cada uno con su etiqueta: trabajo, personal, facturación.
- Varios teléfonos, también con etiqueta: fijo, móvil, extensión.
Buscar, borrar y recuperar
- Buscador por nombre, que es como se usa el 90 % de las veces.
- Selección múltiple para operar sobre varios a la vez.
- Al eliminar, el contacto va a la papelera y sus vinculaciones quedan ocultas, no destruidas.
- Al restaurar, si ya existe otro contacto activo con el mismo nombre, se avisa y decides si reemplazarlo.
- El borrado permanente existe y no se puede deshacer: esa es la única acción sin vuelta atrás.
Para qué lo vas a usar de verdad
Más allá de tener los teléfonos a mano, el directorio rinde en dos sitios: en la prospección, porque saber el nombre y el cargo de quien decide cambia por completo un primer contacto, y en la continuidad, porque cuando alguien de tu equipo se va, su agenda se queda.
Preguntas frecuentes Las dudas que aparecen al hacerlo
Lo que suele preguntarse quien sigue este tutorial con el panel abierto delante.
Un cliente es la empresa u organización con la que trabajas, con sus datos fiscales y su sector; un contacto es una persona concreta, con su cargo y sus datos de localización. La misma empresa puede tener varios contactos, y una misma persona puede estar vinculada a varias entidades. Para los envíos de email marketing se usan los clientes y los medios, no este directorio.
Sí, y es uno de los motivos por los que los datos se guardan por vínculo: añades un segundo vínculo a la otra entidad o división, con su propio cargo, su correo y su teléfono de allí. Así mantienes una sola ficha de esa persona en lugar de dos que después nadie recuerda actualizar.
El asistente de importación masiva existe para clientes y para medios, no para este directorio, que se rellena a mano. En la práctica no suele ser un problema: son pocas personas por empresa y se van añadiendo según aparecen. Si tu archivo de clientes trae nombre de contacto y cargo, la importación de clientes ya recoge esos campos en la ficha de la empresa.
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